昨日、職場にてExcelの関数活用に関する研修の講師を担当しました。
久しぶりの9時〜16時の講習だったので、終わった後は足腰が痛くとても疲れました。若い時は6時間講習くらい何でもなかったのですが。。。
対象は、事務職員の方々総勢50名弱で、思いの外応募が多かったので予定の教室を変更したくらいでした。
内容としては、以下の本blogに掲載している資料をもとに行いました。
資料に出てくるExcel関数は、全部で約60個。思う存分Excel関数の素晴らしさを説明できたので、自分としてはとても楽しかったのですが、受講者の方々にとっては、少し消化不良だったようです。恐らく、わずか一日でこれだけのExcel関数について説明する講習は余り無いと思います。
担当事務の方が、アンケートを集計してくれて結果をもらいましたので、それについて少し考察したいと思います。
事務処理業務においては、既存の名簿データなどを扱う際に、都合の良いようにデータを整形したりしますが、その際に活用するのが文字列関数です。
このページでは、主要な文字列関数である、LEN関数、LEFT関数、RIGHT関数、MID関数、FIND関数、TEXT関数などを例に説明します。
加えて、CSV形式データファイルなど外部データの取り込み方法や、データを取り込んだ後のデータ整形及び条件付き書籍設定による1行おきのセル塗りつぶし方法なども説明します。
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ex_string.xlsx
ここで説明するデータテーブル機能と、先のExcelデータベース関数と条件統計関数で説明したデータベース関数やCOUNTIFS関数などの条件統計関数と配列数式機能などを組み合わせることによって、ピボットテーブル機能を利用することなくクロス集計を行うことができます。
このページでは以下の内容で進めていきます。
まずは、データテーブル機能から見ていきます。
[本テキスト用データダウンロード]
※先のExcelデータベース関数と条件統計関数で提示したファイルと同じです。
ex_db_cross1.xlsx
SUM関数、COUNT関数、AVERAGE関数などの統計関数は、あるセル範囲のデータすべてを対象として、それぞれ合計、個数、平均値を求めますが、セル範囲のデータ全てではなく、ある条件のものについてのみ計算対象としたい場合に、DSUM関数やDCOUNT関数などのデータベース関数、SUMIF関数やSUMIFS関数などの条件統計関数があります。
それぞれの関数の違い
DSUM関数
SUMIF関数
SUMIFS関数
※DCOUNT関数、COUNTIF関数、COUNTIFS関数や、DAVERAGE関数、AVERAGEIF関数、AVERAGEIFS関数なども同様です。
[本テキスト用データダウンロード]
ex_db_cross1.xlsx
事務処理業務にて、日付や時刻データを扱うことが多いのですが、その時に活用するのが日付・時刻関数です。Excelでは、セルに「8/22」や「16:30」と入力すると、それぞれ日付と時刻のデータと認識されます。実際にはシリアル値（整数部分は日付、実数部分は時刻）がデータとして入力され、それを「日付」または「時刻」の表示形式にて表示されています。
次図の例のように、任意のセルに今日の日付、例えば「8/22」と入力すると、セルには「8月22日」と「何月何日」の形式で表示されます。これは、Excelが「8/22」は日付と判断しているからです。「8/34」とか「13/4」などは日付としてあり得ないので、日付データとしては認識されません。
この日付データが入っているセルに数値「100」を入力したら、「4月9日」と表示されます。これは何故でしょうか。
[本テキスト用データダウンロード]
ex_datetime1.xlsx
